Jak dávat efektivně zpětnou vazbu svým zaměstnancům?

Zpětná vazba je klíčovým aspektem pro růst i udržení zaměstnanců. Dobře zasdílený feedback prohlubuje důvěru, rozvíjí vztahy a vede k dlouhodobému zlepšení a zefektivnění postupů. Se zpětnou vazbou člověk roste. Ale musí ji dostávat od těch správných lidí a tím správným způsobem.

Od koho si máme vyslechnout zpětnou vazbu? To popisuje Adam Grant ve své knize Hidden Potential. Jsou totiž jen tři typy lidí, od kterých stojí za to vzít si zpětnou vazbu k srdci:

• ti, kterým jde o vaše dobro a chtějí, abyste uspěli
• ti, kteří dobře znají váš obor, ve kterém pracujete
• ti, kteří dobře znají vás a dokážou posoudit vaše schopnosti v širším kontextu

Jak dávat zpětnou vazbu?

Laskavě. A laskavě znamená upřímně zasdílet, jak se člověk může zlepšit. Určitě ničeho nedosáhnete a své lidi nijak neposunete, pokud bude váš feedback znít například takto:

„Tys to včera tomu zákazníkovi zase neposlala, on mi volal, byl totálně naštvaný, seš pomalá, nedá se na tebe spolehnout, a já ti říkám, že takhle to fakt nepůjde, holčičko!“

Cítíte to? Předala vám taková zpětná vazba něco? Co si z toho odnesete kromě toho, že jste jednoduše selhali a jste k ničemu? Nic. Takový přístup pochopitelně neocení nikdo, nikdo totiž nemá rád nálepkování. Co to zkusit jinak – bez hodnocení? Stačí vám k tomu čtyři jednoduché kroky:

1. Zkuste popsat situaci, která se stala
2. Řekněte, jaký to mělo dopad na vás nebo na vaši firmu
3. Přiznejte, jak jste se u toho vy osobně cítili
4. Navrhněte přijatelnou možnost na zlepšení

Ukázka:

„Včera mi volal zákazník, že nedostal nabídku, kterou jsme mu měli poslat. Zmiňoval, že ho to naštvalo a že zvažuje ukončit s námi spolupráci. Já, když jsem to slyšel, tak mi to bylo strašně líto. Byl jsem opravdu zklamaný, že jsme nesplnili, co jsme slíbili. Prosím tě, když se na něčem domluvíme, potřebuji, abys to splnila. Když to nebudeš stíhat, dej mi vědět a vymyslíme, jak to udělat jinak. Jsme domluveni?

Vnímáte ten rozdíl? Tohle je zpětná vazba, která může změnit celkový přístup vašeho zaměstnance, navíc ukazuje vzájemné pochopení, nabízí pomoc a navrhuje řešení případných problémů ještě dříve, než se vůbec stihnout problémem stát. A hlavně – nikoho nesoudíte.

Odborně řečeno jde o metodu OSCAR

O: Observation (pozorování): Popište situaci v první osobě ze svého vlastního pohledu, vyhněte se obecnostem typu „nikomu se tady nelíbí tvé chování“.

S: Specific (konkrétní): Uveďte přesný argument, prokazatelnou situaci, která vás zvedla ze židle.

C: Consequence (důsledky): Nebojte se vykreslit všechny důsledky, které nastaly, případně zmiňte i to, jak to ovlivnilo ostatní kolegy.

A: Alternative (alternativy): Navrhněte řešení, podejte pomocnou ruku.

R: Result (výsledek): Popište, jaký dopad bude mít pozitivní změna v chování, co se díky tomu může v dobré obrátit.

Tipy, jak feedbacky ještě zefektivnit

• Dávejte feedback hned, jakmile je potřeba
• Poskytujte zpětnou vazbu pravidelně
• Buďte konstruktivní
• Zpětná vazba by měla proběhnout mezi čtyřma očima
• Dopřejte sobě i svým lidem dostatek času na každý feedback
• Naplánované 1:1 sezení nikdy nerušte několik hodin nebo minut předem
• Vyslechněte si argumenty druhé strany a bez afektu na ně reagujte
• Dělejte si během sezení poznámky, ke kterým se můžete později vrátit
• Požádejte i vy o zpětnou vazbu svého zaměstnance – Jak na něj sezení působilo? Jak se mu ve firmě pracuje? Jak se cítí pod vaším vedením? Co by mu ještě pomohlo v dosažení lepších výsledků nebo k zefektivnění jeho práce? Kam se chce ve firmě posunout? Jak se chce dále vzdělávat?