Vyberte HR systém, který vám nezničí nervy

Správa zaměstnanců je v dnešní době stále komplexnější a firmy často hledají efektivní nástroje, které jim pomohou zjednodušit HR procesy. Ať už se jedná o evidenci zaměstnanců, nábor, sledování výkonu nebo správu mezd. Kdy nastává správný čas přejít z tabulek v Excelu na HR systém? A pomocí jakého klíče nový personální systém pro vaši firmu vybrat? Sepsali jsme to pro vás níže.

Kdy začít uvažovat o HR systému?

Pokud má firma do 10-15 zaměstnanců, často si vystačí s Excelem, Google Sheety nebo sdílenými dokumenty. Pokud nemáte HR oddělení, může administrativu zvládnout asistentka nebo office manažer.

Kritický bod nastává většinou mezi 15-20 zaměstnanci – v tuto chvíli už HR administrativa začíná být náročnější a firma by měla začít přemýšlet o implementaci HR systému. Jakmile počet zaměstnanců přesáhne 50-100 lidí, je prakticky nutné mít sofistikovanější systém, který usnadní nejen práci personalistů, ale i manažerů a vedení firmy.

Jak vybrat správný HR systém?

Než začnete vybírat HR systém, je důležité položit si otázku: Co od něj vlastně očekáváte? Potřebujete jen základní správu pracovně-právních záležitostí, jako je docházka, smlouvy, dovolené a nemocenské? Pak by vám měl stačit jednodušší HR-administrativní systém, který bude sloužit především pro HR oddělení.

Pokud ale potřebujete personální systém, který zahrnuje náborový proces, trackování pohovorů, historii kandidátů, zápisy z one-to-one schůzek a info k rozvoji zaměstnanců, pak už se musíme dívat po komplexnějším ATS systému / HR softwaru. 

Pro koho bude váš HR systém určený?

Druhým krokem při výběru HR systému je zamyšlení, kdo s ním vlastně bude pracovat. Bude u vás využívaný čistě personalisty? Nebo v něm budou pracovat i linioví manažeři a vedoucí pracovníci? Zvolený personální systém musí být uživatelsky přívětivý všem, kdo se v něm budou pohybovat.

Pokud ho budou využívat i vedoucí oddělení – například ke schvalování dovolených, kontrole docházky, přístupu k pracovním smlouvám nebo sledování výkonnosti zaměstnanců – měl by být co nejjednodušší na ovládání. Vedoucí marketingu, výroby nebo obchodu nebudou mít čas ani chuť učit se složité HR nástroje. Se srozumitelným a intuitivním systémem se tak může nejen snížit administrativa HR oddělení, ale podpoří se i větší autonomie manažerů v řízení jejich týmů.

Mít vše pod jednou střechou?

Často se u klientských firem setkáváme s tím, že mají zvlášť systém na docházku, zvlášť na nábor, zvlášť na sledování výkonu a zvlášť na mzdy. Zaměstnanci i manažeři se tak musí učit ovládat několik různých HR systémů. A asi tušíte, že tato cesta není z hlediska efektivity úplně ideální.

Doporučujeme vybrat takový HR systém, který bude pokrývat všechny vaše klíčové HR procesy hezky pod jednou střechou. Samozřejmě přitom zvažte poměr cena/výkon. Jinak v tomto bude postupovat velká společnost o stovkách zaměstnanců a jinak menší firma o 20 až 30 lidech.

Jaké HR systémy jsou dostupné v ČR?

Na trhu existuje celá řada HR systémů, které se liší svou komplexností, funkcionalitou i cenou. Z těch v ČR oblíbených můžeme doporučit:

• Pinya HR – vhodný pro menší a střední firmy, nabízí širokou škálu funkcí.
• OKbase – komplexní HR řešení používané v českých firmách.
• SAP HCM / Success Factors – robustní systém pro velké korporace.
• Ron – personální software zaměřený na mzdovou a HR agendu.

Pokud přemýšlíte o zavedení HR systému nebo optimalizaci vašich HR procesů, rádi vám pomůžeme najít to nejvhodnější řešení. Podívejte se na naši službu Externí HR nebo Recruitment a neváhejte se na nás obrátit. Nebo nás kontaktujte pomocí formuláře.