Vyberte HR systém, který vám nezničí nervy

Správa zaměstnanců je v dnešní době stále komplexnější a firmy často hledají efektivní nástroje, které jim pomohou zjednodušit HR procesy. Ať už se jedná o evidenci zaměstnanců, nábor, sledování výkonu nebo správu mezd. Kdy nastává správný čas přejít z tabulek v Excelu na HR systém? A pomocí jakého klíče nový personální systém pro vaši firmu vybrat? Sepsali jsme to pro vás níže.

Kdy začít uvažovat o HR systému?

Pokud má firma do 10-15 zaměstnanců, často si vystačí s Excelem, Google Sheety nebo sdílenými dokumenty. Pokud nemáte HR oddělení, může administrativu zvládnout asistentka nebo office manažer.

Kritický bod nastává většinou mezi 15-20 zaměstnanci – v tuto chvíli už HR administrativa začíná být náročnější a firma by měla začít přemýšlet o implementaci HR systému. Jakmile počet zaměstnanců přesáhne 50-100 lidí, je prakticky nutné mít sofistikovanější systém, který usnadní nejen práci personalistů, ale i manažerů a vedení firmy.

Jak vybrat správný HR software?

Než začnete vybírat HR systém, je důležité položit si otázku: Co od něj vlastně očekáváte? Potřebujete jen základní správu pracovně-právních záležitostí, jako je docházka, smlouvy, dovolené a nemocenské? Pak by vám měl stačit jednodušší HR-administrativní systém, který bude sloužit především pro HR oddělení.

Pokud ale potřebujete personální systém, který zahrnuje náborový proces, trackování pohovorů, historii kandidátů, zápisy z one-to-one schůzek a info k rozvoji zaměstnanců, pak už se musíme dívat po komplexnějším ATS systému.

Chcete zlepšit své HR procesy?

Chci zkusit externí HR

Pro koho bude váš HR systém určený?

Druhým krokem při výběru HR systému je zamyšlení, kdo s ním vlastně bude pracovat. Bude u vás využívaný čistě personalisty? Nebo v něm budou pracovat i linioví manažeři a vedoucí pracovníci? Zvolený personální systém musí být uživatelsky přívětivý všem, kdo se v něm budou pohybovat.

Pokud ho budou využívat i vedoucí oddělení – například ke schvalování dovolených, kontrole docházky, přístupu k pracovním smlouvám nebo sledování výkonnosti zaměstnanců – měl by být co nejjednodušší na ovládání. Vedoucí marketingu, výroby nebo obchodu nebudou mít čas ani chuť učit se složité HR nástroje. Se srozumitelným a intuitivním systémem se tak může nejen snížit administrativa HR oddělení, ale podpoří se i větší autonomie manažerů v řízení jejich týmů.

Personální informační systém: Vše pod jednou střechou?

Často se u klientských firem setkáváme s tím, že používají samostatné systémy pro docházku, nábor, sledování výkonu nebo na mzdy. Zaměstnanci i manažeři se tak musí učit ovládat několik různých HR systémů. A asi tušíte, že tato cesta není z hlediska efektivity úplně ideální.

Doporučujeme vybrat takový HR systém, který bude pokrývat všechny vaše klíčové HR procesy hezky pod jednou střechou. Samozřejmě přitom zvažte poměr cena/výkon. Jinak v tomto bude postupovat velká společnost o stovkách zaměstnanců a jinak menší firma o 20 až 30 lidech.

Jaké HR systémy jsou dostupné v ČR?

Na trhu existuje celá řada HR systémů, které se liší svou komplexností, funkcionalitou i cenou. Z oblíbených systémů v ČR můžeme doporučit:

Pinya HR – vhodný pro menší a střední firmy, nabízí širokou škálu funkcí.
OKbase – komplexní HR řešení používané v českých firmách.
SAP HCM / Success Factors – robustní systém pro velké korporace.
Ron – personální software zaměřený na mzdovou a HR agendu.

Pokud přemýšlíte o zavedení HR systému nebo optimalizaci vašich HR procesů, rádi vám pomůžeme najít to nejvhodnější řešení. Podívejte se na naši službu Externí HR nebo Recruitment a neváhejte se na nás obrátit. Nebo nás kontaktujte pomocí formuláře.